L'organizzazione della vita del villaggio, cosi' come quella di una famiglia molto numerosa o di una piccola cittadina, è complessa. Ognuno ha il suo compito, la sua area di intervento: tutti pero' sanno che al centro della loro azione e del loro impegno sta il benessere dei bambini.

Il gruppo di riferimento del progetto nel suo complesso opera da Roma ma è in costante e stretto contatto con il responsabile locale.

Marek Krakus è il coordinatore generale del villaggio, in loco. Marek - che è subentrato a Carmine Marotta a Dicembre 2010 – si occupa dell'amministrazione complessiva del villaggio, spaziando dalla gestione del personale agli acquisti settimanali di cibo per gli abitanti del villaggio, dall'ospedalizzazione dei bambini (quando è necessaria) alla pianificazione di interventi particolari.

Dei bambini si occupano le “house mothers”: sono quattro per la nursery e due per il dormitory. Come dice il loro nome, si occupano dei bambini come se fossero le loro mamme. Dormono nella casa con loro, ne condividono i pasti, le attività della giornata, le uscite, i momenti di svago come quelli dello studio. Sono loro, inoltre, che, osservando da vicino i bambini, ne possono monitorare la salute e sono loro che si occupano della somministrazione regolare delle terapie retrovirali.

La loro formazione specifica è stata affidata ad alcuni volontari che si sono alternati da quando il centro è stato aperto.

Una infermiera che vive nel villaggio quattro giorni alla settimana si occupa di seguire la salute dei bambini, di offrire le prime terapie e di decidere se è necessario ricoverare il bambino nell'ospedale di Tigana o di Chogoria che distano dal villaggio una decina di chilometri circa.

Della formazione scolastica dei bambini più piccoli (nido e materna) si occupano delle educatrici, mentre i più grandi frequentano la scuola locale. Inoltre, ai bambini viene offerto dalla diocesi di Meru il regolare insegnamento del catechismo e – per i più grandi – è da poco stato introdotto - grazie all'associazione Riples International - un servizio di counselling psico-sociale mirato a renderli consapevoli della loro malattia e del come gestirla.

In cucina lavora una piccola squadra formata da due cuoche ed un aiuto cuoco: preparano tutti i pasti dei bambini e del personale del villaggio (circa 90 persone a colazione, pranzo e cena, più le varie merende a metà mattina e metà pomeriggio per i bambini), fanno la spesa e si occupano di tenere in ordine la mensa e la cucina.

A completare questo quadro, ci sono poi i lavoratori dellla shamba (circa 8), gli addetti alle pulizie, i due guardiani (uno per il giorno, Joseph, ed uno per la notte, Samuel), un falegname, un autista, Festus, che abita fuori del villaggio e che è sempre a disposizione per portare i bambini in ospedale e i responsabili dei vari servizi in città o nel vicinato a svolgere i loro vari compiti.